WEBサイト制作のなかで、重要なプロセスである文章校正。日々の作業でありながら、思わぬ場面でチェックミスが発生してしまいがっくりと肩を落とした経験がある方も多いはず。
今回は私たちが実践している、たった６つのコツをおさえるだけで、文章校正の精度を限りなく100％に近づけるポイントをご紹介しよう。
それでは、作業を進めるための準備（心構えに近い）に関するポイントからミスをなくす実践的な文章校正のコツをていねいに挙げていこう。
[準備段階のポイント]
1.モニターでなく、プリントアウトで必ずチェック。
文章校正の精度を上げるためには、これ外してはいけないほどの鉄則。モニターでの校正は、視認率が約25%下がるため、必ずプリントアウトしたものを用意すること。
同時に、モノクロでプリントアウトすることで、文字の色や背景色とのコントラストなどから視認性も確認することができる。モノクロで見てコントラストが低いと感じたら、視覚障害者や高齢者にとっては読みにくいデザインといえる。
2.チェックのベースとなる原稿を再確認。
当たり前のようで意外に多いミスが、照らし合わせる元原稿が最終原稿でないということ。制作段階で何度も文章チェックが入り、書き直される途中で、どの原稿を頼りにすればよいのかが分からなくなることがある。念には念を入れて、自分の手もとにある原稿が最終版であることを確認し、確信をもって作業に取りかかれる準備をしよう。
[文章校正６つのコツ]
1.チェック項目を切り分ける
一回の文章校正だけですべてを完璧にしようとすると、どうしても注意散漫になってチェックもれが生じてしまう。校正のクオリティを上げるコツは、同じ要素だけを何回かに分けてチェックしていくことだ。
たとえば、最初は数字だけをチェックして、次はカタカナ言葉だけ見ていく、といった具合。
また、文章内容についての校正は別手順と考えること。文章を意味として捉えてしまうと、どうしても文字表記の校正はおろそかになる。内容チェックとは切り離して、文字を記号と捉えて校正するべきだ。
2.音読しながら校正する
脳というのは、同時に複数のことを行うと活性化されるらしい。文章校正の際にも「読む」という行為だけでなく、複数のチャンネルを駆使することで精度はさらに向上する。
「声に出して」読みながら「読む」。さらに注意が必要な箇所であれば、手で文字を「書く」マネをしながらチェックする。これであなたの文章校正クオリティは数段パワーアップする。
3.自分がミスしやすい傾向と対策を知る
過去に自分が見落とした部分を思い出してみよう。テストと同じように、誰にでも苦手な傾向があるものだ。自分がミスしやすいポイント、自分の文章ならキーボードの打ち間違い癖を書き出してみる。
そして、そのポイントに来たら入念にチェックすること。たとえば、「３」と「８」、「制作」と「製作」など。そういった傾向を書き出すことで、失敗しやすいポイントも見えてくるだろう。
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文章校正のコツ～精度を上げるために必要な６つのこと、後半は
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4.違う目、違うタイミングでダブルチェック
さらに完璧をめざすなら、ダブルチェックは必須である。その際には、シングルチェックとは別の人に、新鮮な目で校正をお願いしよう。
ちなみに、当社ではどんな小さな更新でも、必ずダブルチェックを行って責任を果たしたという意味で印鑑を押している。多少の時間をかけてもそういった工程を踏むことで、校正ミスはほとんど発生しない。
もし、チェックする人が自分しかいない場合は、翌日など少し時間をおいてから冷静な目で読み直すのがコツである。
5.機械的にチェックできる部分は、ツールに任せよう
ここまで書いたことはどれも文章校正者の能力として欠かせないものだが、作業の効率化を図るうえで、機械でできることは機械に任せるのが賢い方法だ。
たとえばWordソフトなら、表記の統一や送りがなの間違いなど、瞬時にチェックしてくれる機能を使わない手はない。その他、以下にチェックツールをご紹介しておく。
日本語文章校正チェックツール：
https://www.japaneseproofreader.com/
※当社では、元原稿と全文を照らし合わせて、差分チェックを瞬時に行う機能も提供しています。
ご興味のある方はお問い合わせください。
6.感覚を磨く
最後のコツは、筆者の個人的な意見である。しかし、文章校正を仕事としている方なら、同じ意見ではないかと思う。それは、「どうも、この辺りが怪しい」という気がすると大体問題が見つかることが多い。
また、プロの校正者がよく言うのは「文章全部を読まなくても、なぜか間違っている箇所が浮き上がってくる」ということ。一種の職業病ともいえるかもしれないが、人間は同じことを何回も何回も行うことで、その部分についての感覚が飛び抜けて鋭くなるのだろう。
そういった感覚を磨くためには、とにかく回数を重ねていくこと。仕事以外でも文字を読む癖をつけてしまうのだ。
そして、文章校正という作業がいつの間にか楽しみに変わる頃には、きっとあなたは校正のスペシャリストになっているはずだ。
文字校正の精度を上げるコツ・まとめ
これは以前本当にあった話だが、ある印刷会社が某メーカーの会社名を一文字間違えたことで「三流電機株式会社」とキャッチコピーにでかでかと表記され、危うく最終校正まで進みかけたことがあった。今でこそ笑い話だが、関係者はきっと冷や汗ものだったに違いない。
このように、間違えそうにないタイトルやキャッチコピーといった部分に、ミスは意外に潜んでいる。なぜ、そういったことが起きるのか？それは、手順を踏んでやるべきことをやっていないからである。
文章校正という作業を決して甘く考えないでほしい。数字ひとつ、文字ひとつとはいえ、間違えたことで取り返しのつかない問題になりかねない。それは、お客さまの「信頼」という、先輩たちが長い年月をかけて積み上げてきた財産を一瞬にして失ってしまうことになるのだ。
文章校正の仕事は、集中力と客観性が必要な作業である。自分の目を過信せず、心を落ち着けてていねいに行うこと。それが何よりも上達のコツである。
植松 あおい
株式会社フレイバーズ専務取締役。セールスライティング担当。フラダンスに命かけてます。