第一の目的は、各プロジェクトの進捗管理。各タスクが遅れなく進んでいるか、何か問題がないか、新規のプロジェクトが入ったよ…などなど、スタッフ全員がプロジェクトの情報を共有するためです。
ここで課題なのは、新規のプロジェクトが入ったときに、ゴールがいつか決まっているか？ということです。クライアント側でも明確なターゲットが設定されていないことがあります。しかし、上層部から指示があると、とたんに納期が決まり、他のプロジェクトを押しのけても実施しなければならなくなるときも多いのが事実です。
このような状況を避けるためには、どうすれば良いか。
自分でゴールを設定すればいいのです。もちろん、クライアントの都合もありますから、一人だけで決めていいわけではありません。スケジュール設定のイニシアティブをとる、ということです。
これをやっていないプロジェクトは、いつまでもだらだらと進捗管理を行う昼ミーティングで交わされる会話はこうなります。それも毎日。
進行役 「このプロジェクトは？」
担当者 「まだ特に進捗はありません」
この延々と続く、際限のないループを止めるための解決策は、「目標を決めて、動く」。それだけです。
しかしやはり、「言うは易し、行うは難し」です。すべてのプロジェクトがそのように行かないのが現実。クライアントに働きかけ、重い腰を上げてもらうのは簡単ではありません。企画を生業としている親戚のアネキに、よく言われました。
「アイデアだけだったら、企画でもなんでもない。それはただの思いつき。思いつきは誰でもできる。そのアイデアで、人を動かすことができて、やっと企画屋なんだ」と。